I.主张
此举报政策旨在激励本公司 (连同其从属公司,统称为「本集团」) 员工及有关第三方(如客户、供货商蹬纂本公司进行买卖之人士)(「第三方」),在保密情况下,对任何与本公司事务有关之不当行为、不良行为及不合规事项表白关注。
II.举报责任
为确立J9集团国际站具体责任,本集团订有一套员工手册(「员工手册」)。《员工手册》为整个员工提供领导方针,以采取适当行动、行事忠诚恳切、平正待人、尊沉多元共融、遵守所有律例、承担问责、坦诚沟通,并以获认同之方式待人处事。凭据《员工手册》,员工须就可能会对本公司带来侵害或其他人士组成侵害之业务及工作有关情况,例如垂危变乱、罪状、意表、不合规事项或其他无法预期之事务,立即通知其主管或更高层治理人员;以及采取合理行动,以预防组成侵害或中伤。倘员工协助或核准其他人士从事违反《员工手册》之活动、隐瞒或未有举报任何已知或疑惑他人之违规事项,则该员工可能违反《员工手册》。倘处所规例有所划定,员工及第三方亦可能有责任向主管当局举报贪污。
III.保险
本集团确保凭据此政策作出真实且适当投诉之人士会获得平正对待。此表,即便所表白之疑虑最终无法得到证实,本集团之员工亦可获确保不会受到不平正开除、中伤或不当的纪律处罚。本集团会保留权势,向对凭据此政策表白关注之人士进行报仇或威胁报仇之任何人士(员工或第三方)采取适当行动。尤其是,进行报仇或威胁报仇之员工将须凭据《员工手册》接受纪律处罚,此可能蕴含遭实时革职。治理层将支持及激励所有员工表白关注而毋须不安会遭逢报仇。
IV.保密
本集团将尽全力,在其行为能力领域内将举报者之身份保密。倘举报者之身份可能曝光或必要作出披露,本集团将全力事前知会该举报者。倘调查以至刑事检控,举报者可能须提供证据或接受有关当局之调查。
V.不当行为、不良行为及不合规事项之种类
要详尽地列举此政策所涵盖之各类会组成不当行为、不良行为或不合规事项之活动是不成能的。例如,本集团预期所有员工会在进行本集团业务时遵守及利用《员工手册》之准则。未有遵守《员工手册》准则之员工行为可能会组成不当行为、不良行为或不合规事项,并须予以举报。《员工手册》之准则与下列各项有关:
VI.举报和调查
a)举报渠路
通常而言,举报者应向集团总裁办人力运营部作出举报,以便进行检讨。就员工而言,彼等可选择先向其经理或本地人力资源人员作出初步会商。然而,经理某人力资源人员必须向集团总裁办人力运营部转告任何潜在或现实之不当行为、不良行为或不合规事项。倘员工对进行此举报感应不安(如其直属经理已回绝处置其个案,或举报对象为其直属经理),该员工应联系集团总裁办人力运营部。本集团激励业务同伴、供货商及第三方直接向集团总裁办人力运营部作出举报。
b)举报和证明文件
本集团并不预期举报者拥有所举报不当行为、不良行为或不合规事项之的确证明或证据,惟该举报应批注其关注事务之理由,以及全面披露任何有关详情及证明文件。倘该举报者本着真诚作出举报,即便任何往后调查无法证实个案是否属不当行为、不良行为或不合规事项,本集团亦会器沉及感激举报者之关注。举报者可透过下列方式作出举报:使用此政策附件一所附上之尺度表格(举报表格),以书面大局(透过电邮 ethics@silvergrant.com.cn 或邮寄)向集团总裁办人力运营部举报。
经理/人力资源人员须向集团总裁办人力运营部提交一份有关所有已收。吐贾俦ū砀裰吐继嵋,并定期采取相应行动。
集团总裁办人力运营部将造订安全生活法式,以;に芯俦ū砀,从而;に械缬实刂芳暗缁昂怕胫苄。
c) 调查
集团总裁办人力运营部将评估透过上文第VI(a)节所载之通常举报渠路所接获之每份汇报,以决定是否须发展全面调查。膛仔足够证据显示可能存在涉及刑事罪状或贪污之个案,有关事宜将由集团总裁办人力运营部向有关本地监管当局(如香港廉政公署(「廉政公署」))举报。
于某些情况下(如可能涉及刑事罪状),集团总裁办人力运营部可将事务连同有关资料转介有关当局。请把稳,一旦事务转介到有关当局,本集团将不能就该事宜采取进一步行动。
集团总裁办人力运营部在不公开举报者身份之情况下就有关调查假造一份全面汇报。就证实违反《员工手册》之个案而言,通常法式是由掌管之直属治理人员(于人力资源人员协助下)决定适当之纪律处罚,并向集团总裁办人力运营部作出建议,以便作出最终决定。
VII.失实举报
倘举报者因居心不良或为幼我利益而恶意作出失实举报,本集团保留权势以采取适当行动。
VIII.匿名汇报
由于本集团当真对待各项不当行为、不良行为及不合规事项之举报,并但愿对潜在及现实违规事项发展有正当理由须进行之调查,故此等汇报应预防以匿名方式作出。然而,本集团领略,员工或第三方可能基于某种原因而对直接向集团总裁办人力运营部举报潜在违规事项感应不安。于此等情况下,员工或第三方可向集团总裁办人力运营部提交匿名汇报。
IX.纪录留存
本集团之有关人士须凭据上文第VI(a)节为所有举报之不当行为、不良行为及不合规事项保留纪录。倘所举报之不合规事项以至须进行调查,掌管辅导/进行调查之人士须确保所有有关个案之有关资料(蕴含采取惩教行动之详情)得以留存,为期六年(或任何有关律例可能订明之其他期限)。
X.政策的执行和检讨责任
本政策已获得公司董事会的核准和选取。审核委员会已获委派全面掌管本政策的施杏注监察及定期检讨,而任何所提出之事宜亦必须向董事会提呈,以待核准。此表,审计委员会已将政策治理的日常责任委托给集团总裁办人力运营部。如对本政策的内容或利用有任何疑难,请联系集团总裁办人力运营部。